プライバシーポリシー

株式会社シラゾン（以下「当社」といいます。）は、当社が提供する「shirazon」（以下「本サービス」といいます。）における個人情報の取扱いについて、以下のとおりプライバシーポリシー（以下「本ポリシー」といいます。）を定めます。

ここでいう「個人情報」とは、個人情報の保護に関する法律（平成十五年法律第五十七号。以下「個人情報保護法」といいます。）にいう「個人情報」をいい、生存する個人に関する情報であって、当該情報に含まれる氏名、生年月日その他の記述等により特定の個人を識別できるもの又は個人識別符号が含まれるものを指します。

第1条（本ポリシーの対象および基本方針）

1. 本ポリシーは、当社が本サービス、当社ウェブサイトその他当社が提供する関連サービスを通じて取得する、利用者その他の個人に関する情報の取扱いに適用されます。

2. 本サービスの利用条件その他基本的事項は、当社が定める「shirazon利用規約」（以下「利用規約」といいます。）によるものとし、個人情報の取扱いについては、本ポリシーが適用されます。本サービスの利用に関し、利用規約と本ポリシーの内容が矛盾する場合には、個人情報の取扱いに関する限度で本ポリシーの定めが優先して適用されます。

3. 当社は、個人情報の取扱いに関して、次の基本方針に基づき適切に運用します。
   1. 事業の内容および規模を考慮し、個人情報の適切な取得・利用・提供に関する社内規程を定め、これを遵守します。
   2. 個人情報の漏えい、滅失またはき損の防止その他安全管理のための措置を講じ、万一事故等が発生した場合には速やかに是正措置を実施します。
   3. 個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
   4. 個人情報に関する苦情および相談に対し、誠実かつ迅速に対応します。
   5. 個人情報保護の仕組みについて継続的な見直しと改善に努めます。

4. 本ポリシーにおいて使用する用語の意義は、特段の定めがない限り、利用規約に定めるところによります。

第2条（取得する情報の種類）

当社は、本サービスの提供にあたり、主として次の情報を取得することがあります。

1. アカウント情報・属性情報
   • 氏名、所属組織名、部署名、役職
   • 会社住所、会社電話番号
   • メールアドレス
   • パスワード等の認証情報（ハッシュ化された形式で保持）

2. 利用状況・ログ情報
   • 本サービスへのアクセス日時
   • 利用した機能、操作履歴、画面遷移等
   • デバイス情報（OS、ブラウザ情報等）
   • IPアドレス、クッキー情報、通信識別子
   • 当社ウェブサイトへのアクセス履歴（アクセスログ）

3. 面談・商談に関する情報
   • 録音データ（音声）
   • 録画データ（オンライン会議の録画等）
   • 文字起こしデータ
   • 要約、アクションアイテム、提案内容、メモ等のテキストデータ
   • シナリオ・アジェンダ、テンプレート、メモ等のコンテンツ
   • 当社が行うサポート・問い合わせ対応等の通話録音データ

4. クライアントがアップロードするデータ
   • テキスト、画像、PDFその他、クライアントが本アプリケーションにアップロードするファイル等
   • これらに含まれる個人情報（氏名、所属、連絡先、経歴情報など）

5. 請求・支払に関する情報（法人担当者レベルの情報を含むことがあります。）
   • 請求先担当者名、部署名、連絡先
   • 請求書送付先情報
   • 支払状況に関する情報

6. お問い合わせ・サポート対応に関する情報
   • お問い合わせ内容
   • 対応履歴
   • アンケート回答等

7. クライアントから預託される第三者の情報
   • クライアントの顧客、取引先、求職者その他本サービスを通じて取り扱われる第三者に関する情報
   • 上記に付随して取得される音声・テキストその他の個人情報

8. その他取得し得る情報
   • 当社が実施する各種イベント、セミナー、キャンペーン等への参加に関連して提供される情報
   • マーケティング活動（広告効果測定等）に伴い取得される情報
   • クッキー情報その他のオンライン識別子であって、個人関連情報に該当し得るもの

第3条（個人情報の取得方法）

1. 当社は、利用者が本サービスまたは当社ウェブサイトに登録・入力することにより、第2条に定める情報を取得します。

2. 当社は、オンライン会議サービス、クラウドストレージサービスその他の外部サービスとの連携機能を通じて、クライアントの指示に基づき当該外部サービスから情報を取得する場合があります。

3. 当社は、本サービスや当社ウェブサイトの利用状況の把握・サービス改善・広告効果測定等のため、クッキーや類似技術を用いてログ情報を取得する場合があります。クッキーの受入れ可否は、利用者のブラウザ設定により制御することができますが、拒否した場合、本サービスの一部機能が利用できなくなることがあります。

4. 当社は、個人情報保護法その他の法令に従い、適法かつ公正な手段により個人情報を取得します。

5. 当社は、原則として、機微情報（人種、信条、社会的身分、病歴、犯罪歴等、個人情報保護法その他の関連法令において特に配慮を要するとされる情報）を取得しません。ただし、法令に基づく場合その他業務上真に必要であり、かつ本人の同意を得た場合を除きます。

6. クライアントが、利用規約に基づき、当社が公開するAPIを用いて本サービスと第三者が提供するサービスとを連携させる場合、当社はクライアントからの指示に基づき、必要な範囲で当該第三者に個人情報を送信し、又は当該第三者から個人情報を取得することがあります。この場合における当該第三者による個人情報の取扱いについては、当該第三者の定めるプライバシーポリシーその他の規約が適用されます。

7. 個人情報の提供は任意ですが、必要な情報をご提供いただけない場合、本サービスの全部又は一部をご利用いただけないことがあります。

第4条（利用目的）

当社は、取得した情報を以下の目的のために利用します。

1. 本サービスの提供・運営のため
   • ユーザー登録・本人確認・認証
   • 本サービスの各種機能（録音・文字起こし・要約・アクション提案・シナリオ表示等）の提供
   • 外部サービスとの連携機能の提供
   • 利用者との連絡、通知、社会的慣習上の挨拶等

2. shirazonテナント内での品質向上・機能改善のため
   • 録音データ、録画データ、文字起こしデータ、要約等を用いた解析・検証
   • 当該クライアントのテナント内における認識精度・要約精度・レコメンド精度等の向上
   • 利用状況に基づく画面構成・機能配置等の改善
   • 本サービスの開発、改善及び新機能の企画・検証

3. 問い合わせ対応・サポートのため
   • お問い合わせへの回答
   • 障害対応・トラブルシューティング
   • 利用ルール等の通知・連絡
   • サポート品質向上のための通話録音内容の確認・分析

4. 料金請求・支払管理のため
   • 利用料金の計算・請求・入金管理
   • 未払発生時の連絡・督促

5. 当社サービスに関する案内・情報提供、マーケティングのため（任意）
   • 本サービスに関するお知らせ（機能追加、仕様変更等）
   • 展示会、セミナー、イベント、キャンペーン等の案内
   • 当社が提供する商品・サービス及びキャンペーン等のご案内（電子メール、チラシ、その他ダイレクトメールの送付を含みます）
   • アンケートの実施及び結果の分析、フィードバックの反映
   • 広告・宣伝その他マーケティング活動（広告効果の測定を含みます）
   • なお、これらの案内の受領を希望されない場合は、当社所定の手続（配信メール内の配信停止リンク等）により、いつでも停止することができます。

6. 本サービス全体および当社事業の妥当性・信頼性に関する分析のため
   • テナントを横断した匿名化・統計化された情報に基づく利用傾向の把握
   • 当社商品等の開発等に必要な需要動向、リサーチ情報等の把握
   • 統計情報としてのレポート・ホワイトペーパー等の作成・公表（個人・企業を特定できない形）

7. 法令上の義務の履行及び紛争対応のため
   • 会計・税務等の法令に基づく記録・報告
   • 紛争・訴訟等が発生した際の対応
   • 法令に基づく各種調査・照会への対応

8. 当社が利用するシステムの開発・改善のため
   • システムの設計・開発・保守・運用のための検証・テスト
   • セキュリティ対策の評価・改善

9. その他、お客様との取引を適切かつ円滑に履行するために当社が必要と判断する業務のため

第5条（AI・機械学習における利用範囲）

1. 当社は、利用規約に定義される「面談データ等」（録音データ、テキストデータその他これらに付随して取得される情報を含みます。）を、本サービスの各種機能（文字起こし、要約、シナリオ・アジェンダに基づく情報提示、レコメンド等）の提供および当該クライアントのshirazonテナント内における品質向上・機能改善のために、AI・機械学習に係る学習・検証データとして利用する場合があります。

2. 前項の利用に際して、当社は、クライアント及びユーザーを識別可能な情報を必要に応じて削除するなどの措置を講じ、利用規約に定めるとおり、当該クライアントのテナント内における精度向上等の目的に限って利用します。

3. クライアント又はユーザーから取得した個人情報や面談データ等は、他のクライアントのテナント又は本サービス全体のAIモデル・アルゴリズムの改善のための学習データとしては利用しません。

4. 一方で、利用規約に基づき、クライアント及びユーザーを識別・特定できない形に加工された統計データは、本サービス全体の妥当性・信頼性・傾向等の分析及びレポート・ホワイトペーパー等の公表に利用される場合があります。この場合、個人を特定できる形での情報が第三者に開示されることはありません。

第6条（第三者提供）

1. 当社は、次のいずれかに該当する場合を除き、本人の同意なく個人データを第三者に提供しません。
   1. 法令に基づく場合
   2. 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   3. 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
   4. 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、本人の同意取得により当該事務遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
   5. 利用目的の達成に必要な範囲で、業務委託先に提供する場合（第7条参照）
   6. 合併、会社分割、事業譲渡その他の事由によって個人データを含む事業の承継が行われる場合

2. 当社は、現時点において、共同利用（個人情報保護法第27条第5項第3号にいう共同利用）は行っておらず、共同利用を開始する場合には、その内容を本ポリシーの改定等により公表します。

3. 当社は、外国にある第三者に個人データを提供する場合には、当該第三者の所在する国又は地域の個人情報保護に関する制度、及び当該第三者が講ずる個人情報の保護措置に関する情報を取得したうえで、個人情報保護法その他の法令に従い、必要な同意取得その他の措置を講じます。

4. 前項の場合、当社は、個人情報保護法に基づき、本人から請求があったときは、当該外国の名称や保護制度の概要等に関する情報を提供します。

第7条（業務委託先への提供）

1. 当社は、利用目的の達成に必要な範囲で、本サービスの一部を外部の業務委託先（クラウドサービス事業者、音声認識・自然言語処理サービス事業者、システム保守事業者、決済サービス事業者、マーケティング支援事業者等）に委託することがあります。

2. この場合、当社は、委託先において適切な保護措置が講じられていることを確認するとともに、委託契約等において、個人情報の安全管理、再委託の条件、秘密保持義務等を定め、必要かつ適切な監督を行います。

第8条（クライアントから預託される個人情報）

1. 当社は、クライアントの顧客、取引先、求職者その他第三者に関する情報を、クライアントからの委託に基づき取り扱う場合があります。

2. 当該情報については、個人情報保護法上、クライアントが「個人情報取扱事業者」としての立場を有し、当社はクライアントから業務委託を受けた「受託者」として、クライアントとの間で定める契約及び本ポリシーに従い取り扱うものとします。

3. 当社は、クライアントから預託された個人情報を、クライアントとの契約に定める範囲を超えて利用又は第三者提供しません。

第9条（安全管理措置）

当社は、個人情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他個人情報の安全管理のため、次のような措置を講じます。

1. 組織的安全管理措置
   • 個人情報管理責任者の設置
   • 取扱規程の整備と運用状況の点検
   • 不正アクセスや情報漏えい発生時の報告・連絡体制の整備

2. 人的安全管理措置
   • 従業員に対する秘密保持義務の契約化
   • 個人情報保護に関する教育・研修の実施
   • 個人情報へのアクセス権限の適切な管理

3. 物理的安全管理措置
   • オフィスへの入退室管理
   • 書類・記録媒体の施錠保管、廃棄時の適切な処理

4. 技術的安全管理措置
   • アクセス制御・認証
   • 通信及び保存データの暗号化（合理的な範囲での実施）
   • ログ取得・監査
   • 脆弱性対策（アップデート、パッチ適用等）

5. 当社は、これらの安全管理措置について、その有効性を定期的に確認し、継続的な改善を行います。

第10条（保有期間）

1. 当社は、利用目的達成に必要な範囲で個人情報を保有し、目的達成後又は利用契約終了後は、法令又は契約で定められた期間を除き、遅滞なく削除又は匿名化するよう努めます。

2. 本サービスにおける面談データ等（利用規約に定義されるものをいいます。）の保存期間については、利用規に定めるとおり、利用契約終了日から原則として10日経過後に、当社所定の手続に従い順次削除されます。ただし、法令上の義務の履行、紛争対応その他正当な理由により保存が必要な場合、又は個人を識別できない形式に加工した統計データとして保存する場合はこの限りではありません。

3. 当社は、利用規約に基づき、利用契約終了後も、本サービス利用中に発生した通信記録や操作履歴などのログ情報を、当社のシステムの運用・保守、セキュリティ対策、法令遵守及び紛争対応等のために、必要な範囲で保管することがあります。この場合における個人情報の取扱いは、本ポリシー及び個人情報保護法その他関連法令に従います。

第11条（開示等の請求）

1. 当社は、本人又はその代理人から、当社が保有する個人データに関し、以下の請求を受けた場合、個人情報保護法に基づき適切に対応します。
   1. 利用目的の通知
   2. 開示（第三者提供記録を含む）
   3. 訂正・追加・削除
   4. 利用停止・消去
   5. 第三者提供の停止

2. これらの請求を行う場合は、第12条に定める窓口までご連絡ください。本人確認のため、当社所定の手続きへのご協力をお願いする場合があります。

3. クライアントから預託されている個人情報（クライアントの顧客等）についての開示等の請求は、原則としてクライアントに対して行っていただくことになります。当社は受託者として、クライアントとの契約に基づき対応します。

第12条（お問い合わせ窓口）

本ポリシー及び個人情報の取扱いに関するお問い合わせ、開示等の請求、苦情・相談については、下記窓口までお願いいたします。

• 会社名：株式会社シラゾン

• 窓口部署：個人情報お問い合わせ窓口

• メールアドレス：info@shirazon.jp

• 住所：〒150-0021　東京都渋谷区恵比寿西２丁目４番８号 ウィンド恵比寿ビル８Ｆ

第13条（プライバシーポリシーの変更）

1. 当社は、利用者情報の取扱いに関する運用状況を適宜見直し、継続的な改善に努めるものとし、必要に応じて本ポリシーを変更することがあります。

2. 本ポリシーを変更する場合、変更後の内容及び効力発生日を、当社ウェブサイトへの掲載その他適切な方法により公表します。変更された本ポリシーは、当社が別途定める場合を除き、当社ウェブサイト上に掲載した時点から適用されるものとします。

3. 効力発生日以降に本サービスを利用した場合、又は当社の定める期間内に契約終了の手続を取らなかった場合、当該変更に同意したものとみなします。なお、法令上利用者の同意が必要となるような内容の変更の場合は、当社所定の方法で利用者の同意を得るものとします。

第14条（未成年の利用者について）

1. 未成年者が本サービスを利用する場合には、親権者等の法定代理人の同意を得たうえで利用していただきます。

2. 法定代理人からの依頼があった場合、当社は、未成年者に関する個人情報について、法令に従い適切に対応します。

第15条（外部送信ツールに関する事項）

1. 当社は、当社ウェブサイトや本サービスにおいて、アクセス解析ツール、広告配信ツールその他の外部送信ツールを利用する場合があります。

2. これらのツールの利用に際しては、電気通信事業法その他の関連法令に基づき、クッキー情報その他の利用者情報（個人関連情報に該当し得るものを含みます。）の外部送信に関する事項を、当社ウェブサイト上の「外部送信ツールに関する公表事項」等において公表します。

3. 利用者は、各ツール提供事業者が提供するオプトアウト手段等により、一定の情報取得・利用を停止できる場合があります。

4. 当社が個人関連情報を第三者から提供を受け、又は第三者に提供する場合には、当該情報が第三者において個人データとして利用されるか否か等を確認し、個人情報保護法に従い、必要に応じて本人の同意取得その他の手続きを行います。

第16条（アクセス履歴の取得）

1. 当社ウェブサイトでは、ウェブサイトの保守やサービス改善等を目的として、利用者のアクセス履歴（アクセスログ）を記録しています。

2. アクセス履歴には、ドメイン名やIPアドレス、ブラウザやOSの種類、アクセス日時、閲覧したページ等の情報が含まれますが、通常、個人を直接特定できる情報は含まれていません。

3. 当社は、アクセス履歴を上記目的の達成に必要な範囲で利用し、統計的な分析等を行う場合には、個人を特定し得ない形式に加工したうえで利用します。

第17条（セキュリティについて）

当社は、前各条に定めるとおり、合理的な安全管理措置を講じ、個人情報の管理にあたり相当の注意を尽くしますが、インターネットおよび電子メールの性質上、その完全な安全性・秘密性を保証するものではありません。利用者におかれましても、パスワード管理等について十分にご注意のうえ、本サービス及び当社ウェブサイトをご利用ください。

2025年10月23日制定

株式会社シラゾン